Im Zweifelsfall in den Keller und 10 Jahre aufbewahren. Auch wenn eine generelle Aufbewahrungspflicht für Speisekarten nach Ansicht des BFH nicht besteht, können Speisekarten zum Nachweis von Einnahmen und zur Trennung von Entgelten Bedeutung erlangen – zu Ihrem Vorteil.

Hintergrund:
Nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO sind sonstige Unterlagen aufzubewahren, „soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind“. Nach § 22 Abs. 1 Satz 1 UStG ist der Unternehmer verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen. Dabei ist u.a. ersichtlich zu machen, wie sich die Entgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, und auf die steuerfreien Umsätze verteilen (§ 22 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG).

Sachverhalt:
Der Kläger betrieb eine Kantine. Von den im Streitjahr ausgeführten Umsätzen bezeichnete er einen Anteil von 53,19% als zum ermäßigten Steuersatz zu besteuernde „Außer-Haus-Verkäufe“. Das Finanzamt (FA) führte bei dem Kläger eine Betriebsprüfung durch. Im Rahmen der Prüfung konnte der Kläger u.a. keine Speise- und Getränkekarten für das Streitjahr 2001 vorgelegen. Das FA nahm daher eine Umverteilung der 7%igen und der 16%igen USt-Erlöse für Speisen und Getränke” vor. Das Finanzamt begründete dies u.a. damit, dass das eingekaufte Verpackungsmaterial weit unter dem gelegen habe, was für so viele Außer-Haus-Verkäufe benötigt worden wäre. Des Weiteren rügte das FA Mängel in der Kassenbuchführung des Klägers.

Der BFH dazu:
§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO ist aber unter Berücksichtigung der generellen Akzessorietät der Aufbewahrungspflicht im Lichte der im Einzelfall jeweils bestehenden gesetzlichen Aufzeichnungspflichten einschränkend auszulegen. Danach müssen bei einer abstrakten Bestimmung der Reichweite der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO nur solche sonstigen, also nicht unter § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis Nr. 4a AO fallenden, Unterlagen aufbewahrt werden, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Den Streitfall wies der BFH an das Finanzgericht zurück. Dieses müsse im zweiten Rechtsgang u.a. den Einwänden des FA gegen die Kassenaufzeichnungen des Klägers nachgehen und prüfen, inwieweit die Speise- und Getränkekarten zum Verständnis und zur Überprüfung der Trennung der Umsätze im Einzelfall von Bedeutung sind.

Wohin mit alten Speisekarten?
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